UKB

Platform van de universiteitsbibliotheken, de Koninklijke bibliotheek en het NIWI

Implementatie Worldshare Platform

Het UKB programma Transitie naar WorldShare

De Nederlandse universiteitsbibliotheken, met uitzondering van de bibliotheek van de TU-Eindhoven, hebben gezamenlijk met de Koninklijke Bibliotheek het initiatief genomen om in de loop van de periode 2014-2016 over te stappen van een nationale naar een internationale informatie-infrastructuur.

De UB’s en de KB, die samen het consortium UKB vormen, doen dat om:

  • de werkmethodes in de ‘back-offices’ van de bibliotheken te stroomlijnen;
  • gebruik te kunnen maken van schaalvoordelen van internationale samenwerking;
  • beter aan te sluiten bij een steeds internationaler wordende gebruikersgroep;
  • kostenbesparingen te realiseren door waar nuttig en mogelijk werkzaamheden maar één keer uit te voeren in plaats van in elke universiteitsbibliotheek afzonderlijk.

De internationale infrastructuur waar de UKB bij aanhaakt is het WorldShare-platform van OCLC. Voor de UKB is dit een logische keuze, omdat de huidige nationale bibliotheekinfrastructuur ook ge-bouwd is op OCLC-technologie. Zo blijven kennis en investeringen maximaal rendabel. Samen met OCLC is UKB een programma begonnen, Transitie naar WorldShare, dat zal bestaan uit gezamenlijke voorbereidende projecten en diverse lokale implementatieprojecten.

In de voorbereidende fase van het transitieprogramma is speciale aandacht geschonken aan harmonisatievan werkprocessen en aan de technische en organisatorische voorwaarden waaraan zowel de UKB gezamenlijk als de betrokken bibliotheken afzonderlijk moeten voldoen om succesvol een lokaal transitieproject te kunnen uitvoeren.

De UKB streeft er nadrukkelijk naar om voor het gebruik van zoekmachines, online catalogi en lokale back-endsystemen een ‘multi-vendor’ landschap mogelijk te laten blijven. De overgang op WorldShare moet voor dergelijke bibliotheeksystemen dan ook neutraal verlopen. Dit maakt het transitie-programma ingewikkelder, maar daarmee wordt specifieke lokale ‘kracht’ en functionaliteit gericht op specifieke doelgroepen, behouden.

Het programma is zo opgezet dat de andere grote gebruikersgroep van de nationale informatie-infrastructuur, de openbare bibliotheken en bibliotheken van nationale instituten, niet alleen geen last van het transitie-programma ondervinden, maar er op termijn hun voordeel mee kunnen doen.

UB’s, KB en OCLC hebben een programmastructuur ingericht met een stuurgroep, een groep van zogenaamde ‘kwartiermakers’, en een klankbordgroep waarin de projectleiders van alle deelnemende instellingen vertegenwoordigd zijn.

Het programma Transitie naar Worldshare is begin 2014 van start gegaan. In de eerste fase is er door UKB en OCLC gewerkt aan de noodzakelijke voorbereidingen, nodig voordat de eerste bibliotheken eind 2014 de overstap op het Worldshare Platform kunnen maken. Afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop UKB als consortium zal werken op het WorldShare Platform. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat de UKB-bibliotheken zich willen conformeren aan internationale regelgeving en standaardisering om hiermee zo veel mogelijk voordeel te kunnen halen uit het inladen van metadata van grote leveranciers door OCLC.

Voor specifieke Nederlandse functionaliteit, die niet vanzelfsprekend op het WorldShare Platform beschikbaar is, zoals metadatering en thesaurering van nationaal erfgoed, de Nederlandse Bibliografie en het interbibliothecair leenverkeer, zijn voorstellen besproken op grond waarvan bij OCLC functionele specificaties zijn ingediend die volgens een afgesproken tijdpad zullen worden ontwikkeld. Voor het interbibliothecair leenverkeer (NCC/IBL) zal gedurende de gehele tran-sitieperiode een synchronisatie plaatsvinden van WorldCat naar het GGC.

In het project wordt expliciet aandacht besteed aan communicatie en informatievoorziening naar alle betrokken partijen, niet alleen naar de verschillende UKB-instellingen en UKB werkgroepen, maar via het GII ook naar de landelijke samenwerkingspartners.

Om de implementatieprojecten bij de dertien deelnemende bibliotheken zo goed mogelijk te laten verlopen is een generiek implementatieplan gemaakt, met daarin alle door de bibliotheek en OCLC uit te voeren acties. Dit generieke implementatieplan zal als basis dienen voor de lokale transi-tieprojecten die worden uitgevoerd door de betreffende bibliotheek en OCLC tezamen. Om sturing te kunnen geven aan de dertien lokale transitietrajecten en zicht te kunnen houden op realisatie van de gewenste specificaties alsmede op het beoogde einddoel en einddatum is een planning gemaakt voor het gehele transitieprogramma.

Planning

De eerste universiteitsbibliotheken zullen eind 2014 starten met het in gebruik nemen van de WorldCat Knowledge Base en met de interne voorbereiding voor het catalogiseren in WorldCat. Begin 2015 zullen de eerste bibliotheken daadwerkelijk gaan catalogiseren in WorldCat. De bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam heeft die overgang in een eigen project al eerder gemaakt.

In de overall planning die voor het transitieprogramma is gemaakt is voorzien in groepsgewijze over-gang naar het WorldShare Platform, in principe steeds met drie of vier bibliotheken tegelijk. De Ko-ninklijke Bibliotheek zal als laatste bibliotheek migreren omdat voor de nationale taken van de KB een aantal specifieke voorzieningen moet worden ontwikkeld door OCLC. Die ontwikkelingen zullen in 2016 gereed zijn, waarna de overstap van de KB gerealiseerd kan worden.

Als alle UKB-bibliotheken werken op het WorldShare platform en de UKB-specificaties voor het nieuwe interbibliothecaire leenverkeer op basis van WorldShare (ILL) gerealiseerd zijn, zal vermoedelijk in 2016 een gezamenlijke overstap plaatsvinden van NCC/IBL naar WorldShare ILL.

Dit project is tot stand gekomen met steun van de Stichting Pica, de organisatie die wetenschappelijke en openbare informatievoorziening bevordert door onder meer het financieren van projecten. Meer informatie over de Stichting Pica is te verkrijgen bij de secretaris van de Stichting Pica. 

Contactpersoon voor het transitie-programma  is Simone Kortekaas, projectmanager namens UKB (simone.kortekaas@wur.nl, 0317 - 48 30 13 of 06 13594777)

Stuurgroep

  • Anja Smit (UU) – opdrachtgever namens UKB
  • Kurt De Belder (LEI) – senior user namens GII
  • Karin Lodder (KB) – senior user namens KB
  • Marion van Brunschot  (UvA) – senior user namens UKB Werkgroep Overleg Hoofden Back office
  • Peter van Boheemen (WUR) – senior user namens UKB Werkgroep Innovatie
  • Saskia Leferink (OCLC) – senior supplier
  • Daniël van Spanje (OCLC) – senior supplier

Projectteam

  • Bas Vat (LEI)
  • Frits van Latum (TUD)
  • Peter van Boheemen (WUR)
  • Karin Lodder (KB)
  • Martine van den Burg (UvA)
  • Jan Herman Veldkamp (RUG)
  • Jos Odekerken (UM)
  • Bemal Rajapatirana (OCLC)
  • Martin van Muyen (OCLC)
  • Harry Alberda (projectleider OCLC)
  • Simone Kortekaas (WUR, projectleider UKB)

WorldShare Platform

Video UKB Transitieproject

Laatst gewijzigd: 3 oktober 2017

 

UKB - samenwerkingsverband van Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek.