Jaarverslag 2003
- 2003 in het kort
- 1. Positie en beleid
- 2. Bevordering aanbod informatie in elektronische vorm
- 3. Toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie
- 4. Informatievoorziening in het onderwijs
- 5. Efficiency van de wetenschappelijke informatievoorziening
- Bestuur en organisatie
- Bijlage 1: Samenstelling commissies en werkgroepen
2003 in het kort
|
1 januari |
Het NIWI stopt met collectievorming. De documentlevering loopt voortaan
via de Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (Keulen). |
terug naar boven
1. Positie en beleid
Positionering
UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, de
Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van het NIWI-KNAW. Het samenwerkingsverband is in 1977
opgericht als een overleg van bibliothecarissen. Sinds 2001 is de Open Universiteit Nederland geassocieerd
lid. Het doel van de organisatie is de wetenschappelijke informatievoorziening in Nederland te bevorderen.
De universiteitsbibliotheken worden rechtstreeks aangestuurd door de Colleges van Bestuur; het NIWI
ressorteert onder het Hoofdbestuur van de KNAW; de Koninklijke Bibliotheek onderhoudt een bestuurlijke
relatie met het Ministerie van OCW. Er is regelmatig is contact tussen UKB en de directie Onderzoek en
Wetenschapsbeoefening van OCW, die verantwoordelijk is voor het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening.
Beleid
Het verslagjaar was het laatste jaar van het beleidsplan 2001-2003. In het plan staan de volgende beleidsprioriteiten genoemd:
- Bevorderen van het aanbod van wetenschappelijke informatie in elektronische vorm: alle in Nederland geproduceerde wetenschappelijke informatie op het Internet;
- Verbeteren van de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie;
- Integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces (onderwijsvernieuwing, ict in het onderwijs).
Zoals ook uit dit verslag blijkt, is UKB er in geslaagd op diverse fronten vooruitgang te boeken. In het verslagjaar werden de voorbereidingen getroffen voor een nieuw beleidsplan. Het nieuwe beleidsplan 2004-2006 bevat de volgende kernpunten:
- Toegang tot wetenschappelijke informatie:
UKB streeft naar laagdrempelige toegang tot wetenschappelijke informatie voor zowel de academische gemeenschap als voor individuele burgers - Licentiebeleid:
UKB streeft er in de komende beleidsperiode naar de licentieovereenkomsten met uitgevers te vernieuwen en uit te breiden - Publiceren en beheren wetenschappelijke informatie:
UKB maakt afspraken over collectievorming en collectiebeheer en werkt samen bij de beschikbaarstelling van de output van Nederlands onderzoek in digitale wetenschappelijke archieven van de verschillende universiteiten (digital institutional repositories). - Digitale leeromgeving:
UKB streeft naar integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces en ondersteunt daartoe de ontwikkeling van de digitale leeromgeving. - Landelijke infrastructuur:
UKB streeft naar een betrouwbare technische infrastructuur, die bibliotheken in staat stelt de landelijke wetenschappelijke collectie in gedrukte of in digitale vorm duurzaam beschikbaar te stellen, uit te bouwen en te beheren.
Nationale samenwerking
UKB onderhoudt nauwe contacten met SURF, de samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van
netwerkdienstverlening en ICT. De voorzitter van UKB heeft zitting in het Algemeen Bestuur van de Stichting SURF.
Daarnaast is UKB als adviseur vertegenwoordigd bij het SURF Platform ICT en Onderzoek. De projectmatige aanpak van SURF
en de inhoudelijke inbreng van UKB vullen elkaar goed aan en leiden dikwijls tot interessante initiatieven. In 2003 werd
onder meer samengewerkt in DARE, het Licentiebureau, en onderzoeken naar interbibliothecair leenverkeer en het gebruik van
e-journals.
Een andere belangrijke speler in het Nederlandse informatielandschap is OCLC PICA. OCLC PICA is eigenaar en beheerder van
de nationale catalogus en levert daarnaast ook een lokaal bibliotheeksysteem aan een aantal UKB-deelnemers. Voor advisering aan
het bestuur van Pica B.V. over de nationale catalogus (GGC en NCC/IBL) is een adviesraad Landelijke Informatie Infrastructuur
(LIIS) ingesteld. Hier ontmoeten wetenschappelijke, openbare en bedrijfsbibliotheken elkaar. In LIIS hebben vier leden van UKB
zitting. De Nederlandse bibliotheken zijn voorts in de persoon van de algemeen directeur van de KB ook vertegenwoordigd in de
Members Council van OCLC. Tot slot participeert UKB met drie bestuursleden in de Federatie van Organisaties Bibliotheek-
Informatie- en Documentatiewezen (FOBID).
Internationale samenwerking
In internationaal verband onderhoudt UKB contacten met de collega's van de wetenschappelijke bibliotheken in
Nord-Rhein Westfalen. In september 2003 werd in Münster de negende tweedaagse werkconferentie gehouden, dit keer
gewijd aan e-publishing, benchmarking en de inrichting van de moderne bibliotheekorganisatie. Naar aanleiding van
de werkconferentie hebben enkele Nederlandse bibliotheken deelgenomen aan het benchmarking project van de Duitse collega's.
Ook onderhoudt UKB contacten met zijn Vlaamse tegenhanger, het Vlaams Overlegorgaan inzake het Wetenschappelijk Bibliotheekwerk
(VOWB). Om de paar jaar wordt gezamenlijk een symposium georganiseerd, afwisselend in Nederland en België. In het verslagjaar
zijn voorbereidingen getroffen voor een bijeenkomst in Leuven in juni 2004. Sprekers uit beide landen zullen ingaan op onderwerpen
als licentiebeleid, elektronisch publiceren en alumnibeleid van bibliotheken.
Verder is UKB een van de founding fathers van de International Coalition of Library Consortia (ICOLC). In het verslagjaar
waren UKB-leden aanwezig bij de ICOLC-conferentie in Denemarken (23-25 oktober), maar ook bij conferenties van de Association
of Subscription Agents in London (24-25 februari) en de United Kingdom Serials Group in Glasgow (7-9 april). Met het Britse
licentiebureau CHEST werden ervaringen uitgewisseld en mogelijke samenwerking besproken.
Voorts was UKB betrokken bij de oprichting van SPARC Europe, onder de paraplu van LIBER. Doel is om steun te geven aan
e-publishing initiatieven die rekening houden met de belangen van de academische gemeenschap. De bibliothecaris van de
Universiteit Utrecht is voorzitter van de Stuurgroep voor SPARC Europe.
terug naar boven
2. Bevordering aanbod informatie in elektronische vorm
Beleidsdoel: UKB bevordert het aanbod van wetenschappelijke informatie in elektronische vorm:
alle in Nederland geproduceerde wetenschappelijke informatie op het Internet.
2.1 Licenties op e-journals
Het licentiebeleid maakt de meerwaarde van samenwerking in UKB-verband goed zichtbaar. Sinds 2001 heeft UKB een eigen
licentiebureau, dat (mantel)overeenkomsten sluit met grote internationale uitgevers. Ook in 2003 werd een aantal nieuwe
licenties gesloten, onder meer met MCB Ltd (Emerald), Marcel Dekker en Thomson Gale. De overeenkomst over de Krantenbank was
de eerste licentie die afgesloten werd in samenwerking met het Samenwerkingsverband Hogeschoolbibliotheken. Daarnaast heeft
het licentiebureau ondersteuning verleend voor het afsluiten van licenties in het kader van de Bibliotheekvoorziening
Geesteswetenschappen. De UKB Werkgroep Uitgeversrelaties bewaakt de agenda van het bureau. Met het SURF Platform ICT en
Onderzoek en de grote wetenschappelijke uitgevers doet UKB onderzoek naar het gebruik en de gebruikers van elektronische
tijdschriften en naar mogelijke nieuwe businessmodellen voor de verwerving van digitale informatie.
Belangrijk voor de voortzetting van het Licentiebureau was de evaluatie die SURF en UKB in het verslagjaar hebben laten uitvoeren
door Pleiade Consultancy. Uit de evaluatie bleek dat het LUKB voorziet in een behoefte en zijn bestaansrecht overtuigend heeft
aangetoond. Deels met UKB gelden en deels met SURF subsidie wordt het Licentiebureau uitgebreid. De SURF subsidie zal uiteindelijk
worden afgebouwd, waarna vanaf 2006 UKB het bureau geheel zelfstandig zal financieren.
2.2 Digital Academic Repositories (DARE)
De universiteitsbibliotheken treden steeds meer op als 'repositories' voor de wetenschappelijke output van de eigen academische
gemeenschap. De samenwerking op dit gebied krijgt vorm in het programma Digital Academic Repositories (DARE), dat in 2003 van
start ging. In dit eerste jaar werd bij elke universiteitsbibliotheek een repository opgezet; dit netwerk (DAREnet) werd in
januari 2004 gelanceerd. In de DARE tender Dienstenprojecten 2003 werden zeven projecten gestart waarbij UKB-leden zijn betrokken.
Een aantal Nederlandse universiteitsbibliotheken nam deel aan het door de EU gefinancierde FIGARO project, dat beoogde in
Europees verband een voor wetenschappers aantrekkelijke omgeving te scheppen voor e-publishing. Nadat de Universiteit Utrecht
zich had teruggetrokken als projectleider, is dit project helaas afgebroken.
2.3 Retrodigitalisering
In het verslagjaar heeft UKB een projectplan opgesteld op het gebied van retrodigitalisering. De verdere planvorming is echter
gestaakt, enerzijds omdat er onvoldoende uitzicht was op realisering van en levensvatbare dienst op dit gebied, anderzijds
omdat de middelen die het project mogelijk hadden moeten maken inmiddels niet langer meer beschikbaar bleken.
2.4 Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen
In het programma Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen (BGW) werken zeven UKB bibliotheken samen om de verschraling
van de Geesteswetenschappelijke collecties tegen te gaan. Dankzij de royale steun van NWO konden de bibliotheken van 1998 tot
2000 € 2,25 miljoen extra besteden aan de aanschaf van publicaties op het gebied van de geesteswetenschappen. Daarmee zijn
ruim 36.700 publicaties aangeschaft die tot nu toe niet in Nederland beschikbaar waren. Voor de periode oktober 2001 tot en
met december 2003 heeft NWO € 2,5 miljoen toegezegd, op voorwaarde dat de instellingen daar zelf
€ 700.000 bijleggen.
De helft van deze middelen is beschikbaar voor de aanschaf van licenties op elektronische bestanden.
terug naar boven
3. Toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie
Beleidsdoel: UKB streeft naar het verbeteren van de toegankelijkheid van wetenschappelijke
informatie
3.1 Open Access
UKB onderschrijft de principes van Open Access: de auteur behoudt de rechten en betaalt de uitgever voor het reviewproces
en redactie/publicatie. Vervolgens is de informatie vrij toegankelijk. Dit biedt potentieel grote voordelen ten opzichte van
het huidige abonnementsmodel, waarin auteurs hun rechten overdragen aan uitgevers die vervolgens aan bibliotheken licenties
verkopen die recht geven op toegang tot de publicaties. Gevolgen van dit model zijn o.a. beperkte toegang voor gebruikers en
grote macht van uitgevers over de prijsvorming. UKB draagt zelf bij aan de Open Access beweging door haar inzet voor DARE.
Voorts ondersteunt UKB Open Access door het lidmaatschap van de International Coalition of Library Consortia (ICOLC) en de
Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC).
3.2 Auteursrecht
De FOBID Juridische Commissie heeft zich sterk ingezet om de belangen van bibliotheken te waarborgen in de nieuwe auteurswet.
Daarbij is regelmatig overlegd met het Ministerie van Justitie. De voorzitter van UKB zit de vergaderingen van de commissie voor.
Voorts participeert UKB in het European Bureau of Library, Information and Documentation Associations (EBLIDA) en in
SURF-initiatieven op het gebied van auteursrecht, o.a. de Zwolle-conferenties.
3.3 Onderlinge toegang voor leners van collega-bibliotheken
In het verslagjaar werd een oude afspraak vernieuwd om leners van andere UKB-bibliotheken gratis toegang tot geven tot de
eigen universiteitsbibliotheek. Ook krijgt men nu zoveel mogelijk toegang tot elkaars digitale bibliotheken, voor zover de
licentievoorwaarden op elektronische informatie dit toelaten.
3.4 Integratie en linking
Bij de start van het beleidsplan 2001-2003 is de UKB Werkgroep Integratie en linking ingesteld. Het doel van de werkgroep is
het formuleren van voorstellen voor het verbinden van bronnen om wetenschappelijke informatie geïntegreerd aan gebruikers te
kunnen presenteren. In het verslagjaar hebben UKB-bibliotheken kennis en ervaringen uitgewisseld bij de implementatie van de
portal en linking software Metalib / SFX. Door samen te werken aan de technische implementatie, authenticatiekwesties en
gebruiksvriendelijke user interfaces is een groot deel van de UKB-bibliotheken erin geslaagd de digitale bibliotheek te verbeteren.
In 2003 lanceerden de UvA en de Universiteit Leiden hun nieuwe bibliotheekportal; de KB presenteerde een proefversie.
3.5 Gemeenschappelijke onderwerpsontsluiting
Gemeenschappelijke onderwerpsonstluiting (GOO) is een belangrijke manier om de vindbaarheid -en daarmee de toegankelijkheid-
van wetenschappelijke informatie te vergroten. Binnen UKB vindt hierover op diverse niveaus informatie-uitwisseling plaats: er
is een stuurgroep, een gebruikersraad, een beheerscommissie en een landelijk coördinator. De belangrijkste functie van de diverse
organen is het monitoren van het systeem op strategisch, organisatorisch en beheersmatig niveau.
In 2003 heeft UKB in overleg met SURF voorbereidingen getroffen voor een onderzoek naar innovatieve methodes van
onderwerpsontsluiting. Het handmatig toekennen van trefwoorden is specialistisch en arbeidsintensief werk. Door gebruik te maken
van slimme indexeer- en zoeksoftware kan wellicht (een deel van) dit proces worden geautomatiseerd.
terug naar boven
4. Informatievoorziening in het onderwijs
Beleidsdoel: UKB streeft naar de integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces
4.1 Ondersteuning Digitale leeromgeving
In het beleidsplan nam UKB zich voor nader te onderzoeken, hoe zowel de integratie van informatiebronnen in het curriculum, als
de ondersteuning aan studenten en docenten het beste vorm kan krijgen. Hiertoe werd de werkgroep Digitale leeromgeving opgericht.
In oktober hield UKB een symposium bij de Erasmus Universiteit Rotterdam over de rol van universiteitsbibliotheken in de digitale
leeromgeving. Het symposium werd drukbezocht.
4.2 De bibliotheek als fysieke werkomgeving
Studenten (en anderen) betreden de digitale leeromgeving vaak via de studiecentra in de fysieke omgeving. De bibliotheek
als plaats om te werken en te studeren heeft met de opkomst van de digitale media, die in principe vanaf elk werkstation
te raadplegen zijn, niet aan belang ingeboet. Uiteraard blijven in veel disciplines gedrukte documenten van primair belang,
maar ook in andere opzichten fungeert de bibliotheek voor veel gebruikers vaak als een 'place to be'. Wel moet die bibliotheek
aan andere eisen voldoen dan in het verleden. Veel universiteiten investeren dan ook in vernieuwing van hun bibliotheekgebouwen.
Werd enkele jaren geleden in Delft een gloednieuwe bibliotheek in gebruik genomen, in 2003 was dat het geval in Maastricht en
opende Tilburg een nieuw learning forum. In 2004 zal de nieuwe UB Utrecht haar deuren openen.
4.3 Learning Object Metadata
Naarmate de hoeveelheid elektronisch leermaterialen toeneemt, groeit ook de vraag naar systemen om deze te beheren en vindbaar
te maken. Hierbij is behoefte aan standaard 'Learning Object Metadata' (LOM). Hiervoor is een landelijke werkgroep opgericht
waar ook universiteitsbibliotheken bij betrokken zijn. De aansluiting van LOM op andere vormen van metadata is een belangrijk
aandachtspunt.
terug naar boven
5. Efficiency van de wetenschappelijke informatievoorziening
Beleidsdoel: UKB bevordert de efficiency en effectiviteit in het algemeen van de wetenschappelijke
informatievoorziening
5.1 Interbibliothecair leenverkeer
Nederland heeft een efficiënt systeem voor interbibliothecaire documentleverantie (IBL); de ruggengraat voor IBL is de
Nederlandse Centrale Catalogus (NCC). In het verslagjaar heeft UKB met SURF-subsidie een onderzoek laten uitvoeren naar
de toekomstvastheid van het NCC/IBL-systeem in Nederland. Op basis van het onderzoek heeft UKB besloten een aantal verbeteringen
in het systeem door te voeren: de tarieven worden aangepast, digitale bronnen worden beter beschikbaar gemaakt en de gegevens
in de NCC moeten beter bijgehouden kunnen worden. Over de implementatie wordt overlegd met OCLC PICA, de beheerder van het systeem.
UKB bracht vakgenoten op de hoogte via een bericht in Informatie Professional.
5.2 Collectiemanagement
Vanouds is de collectievorming en -beheer een aandachtsgebied voor UKB. In de Werkgroep Collectiemanagement worden hierover
afspraken gemaakt in landelijk verband. Nu veel universiteitsbibliotheken de druk van bezuinigingen voelen, lag in 2003 het
accent op het zoeken naar kostenbesparingen. Een belangrijke kostenpost vormen de lasten voor opslag en onderhoud van de
gedrukte collecties. Daarom heeft de werkgroep een plan opgesteld om gecoördineerd collecties van gedrukte tijdschriften af
te stoten. Uitgangspunt is wel dat van elk tijdschrift tenminste één exemplaar wordt bewaard, waardoor de informatie in Nederland
toegankelijk blijft.
Een oude afspraak over het uitruilen van proefschriften tussen universiteitsbibliotheken werd in het verslagjaar stopgezet. Nu
veel proefschriften digitaal beschikbaar zijn, is het rondsturen van papier niet meer nodig. De proefschriften die nu nog
alleen in gedrukte vorm worden uitgebracht kunnen bibliotheken voortaan on line bij hun collega's bestellen.
5.3 Medische informatievoorziening
De eerder aangekondigde reorganisatie van het NIWI heeft gevolgen voor vooral de medische informatievoorziening in Nederland.
Het NIWI was immers zwaartepunt voor de collectievorming op biomedisch gebied en trad op als de belangrijkste leverancier van
biomedische documenten in Nederland.
Het NIWI stopte echter per 1 januari 2003 met de actieve collectievorming. De documentleverantie wordt geleidelijk afgebouwd en
per 1 januari 2008 definitief gestaakt. Het NIWI garandeert vooralsnog dat de bestaande leverantie zal worden voortgezet door
gebruik te maken van de collectie van de Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (Keulen). In het verslagjaar kon de KNAW nog geen
duidelijkheid geven over wat er gaat gebeuren met de omvangrijke NIWI collectie. UKB wenst betrokken te worden bij deze kwestie,
die immers van belang is voor de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie in Nederland.
5.4 Beheer Bijzondere collecties
De commissies Handschriften en Gedrukte Werken fungeren als een forum voor conservatoren van de Bijzondere collecties van de
UKB-bibliotheken. Adviezen van de commissies hebben betrekking op reproductie, bruikleen, en ontsluiting van dit deel van het
cultureel erfgoed. In het verslagjaar diende de commissie Handschriften een projectvoorstel in bij NWO om een centrale database
te bouwen voor middeleeuwse handschriften in Nederland. Voorts werd naar analogie van beide commissies ook een vakgenotenoverleg
opgericht voor kaartbeheer.
terug naar boven
6. Bestuur en organisatie
6.1 Bestuur
UKB wordt bestuurd door de vijftien leden gezamenlijk, die vijf keer per jaar vergaderen. De voorzitter, vice-voorzitter en
secretaris-penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur, dat de vergaderingen voorbereidt en instaat voor de uitvoering van
de genomen besluiten. UKB is geen rechtspersoon en heeft daarom geen statuten maar wel een reglement waarin met name de
samenstelling van het samenwerkingsverband is geregeld.
In 2003 bestond het Dagelijks bestuur van UKB uit Nol Verhagen (UvA, voorzitter), Maria Heijne (TUD, vice-voorzitter) en Paul
Soetaert (EUR, secretaris-penningmeester). Voorts heeft UKB een aantal stafmedewerkers die werkzaam zijn als secretariaats-,
respectievelijk beleidsmedewerker, onder andere op het gebied van licenties. Het secretariaat berust bij de Erasmus Universiteit
Rotterdam. De beleidsmedewerkers zijn afkomstig van de Universiteit Maastricht en de Koninklijke Bibliotheek.
6.2 Benchmarking
In 2003 zijn de resultaten van het benchmarking project geëvalueerd. De aanlevering van gegevens verloopt stroef; voor zover
gegevens worden aangeleverd, komen ze laat binnen en zijn ze vaak onvolledig. Daardoor wordt het moeilijk indicatoren onderling
te vergelijken. Om dit probleem te verhelpen heeft UKB in het verslagjaar het instrument aangepast: het aantal indicatoren is
afgenomen, vragen naar specificaties zijn beperkt. Het instrument sluit nu beter aan bij de huidige praktijk waardoor de
bestuurlijke bruikbaarheid wordt verhoogd. In 2004 wordt ook de presentatie van de gegevens aangepakt.
6.3 Universitair Functie Ordenen
Het project Universitair Functie Ordenen (UFO) van de VSNU heeft tot doel het aantal functies binnen universiteiten terug te
brengen door brede functieprofielen op te stellen. Ook universiteitsbibliotheken vallen binnen dit project. In 2003 is de
nieuwe indeling enkele malen in UKB aan de orde geweest en hebben universiteitsbibliotheken hun nieuwe (concept) functie-indelingen
uitgewisseld. Het delen van kennis biedt steun bij deze ingewikkelde materie; een echt goede afstemming tussen de
universiteitsbibliotheken onderling was echter niet mogelijk door het federale karakter van universitair Nederland, waarbij ieder
toch allereerst binnen de context van de eigen instelling moet functioneren.
6.4 Website
Via de website worden informatieprofessionals, beleidsmakers op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening en
andere belangstellenden geïnformeerd over de activiteiten van UKB en van de individuele leden. In het verslagjaar is tevens
een besloten deel van de site ontwikkeld. Hier staan de agenda's en verslagen van de vergaderingen en kunnen leden stukken
downloaden voor de volgende bijeenkomst.
terug naar boven
Bijlage 1: Samenstelling commissies en werkgroepen
(per 31 december 2003)
Vaste commissies
CAMBIN
Contactpersoon: P. Gerretsen
Universiteit Leiden
(Voorzitterschap rouleert)
Catalogusoverleg
Contactpersoon: G. Baltussen, secretaris
Universiteit Utrecht
(Voorzitterschap rouleert)
Convent Hoofden Uitleenbureaus (CHUB)
P. Koffijberg, voorzitter
Vrije Universiteit, Amsterdam
Collectiemanagement
A. Klugkist, voorzitter
Rijksuniversiteit Groningen
Stuurgroep GOO
A Klugkist (RUG), voorzitter
Rijksuniversiteit Groningen
Commissie Gedrukte Werken
voorzitterschap vacant
Commissie Handschriften
dr. E. van Eijck van Heslinga, voorzitter
Koninklijke Bibliotheek, Den Haag
Commissie Kaartbeheer
drs. J. Werner, voorzitter
Universiteitsbibliotheek UvA, Amsterdam
terug naar boven
Werkgroepen
Werkgroep Uitgeversrelaties
A. Verhagen, voorzitter
Universiteit van Amsterdam
Werkgroep Elektronisch publiceren
J. Savenije, voorzitter
Universiteit Utrecht
Werkgroep Integratie en linking
M. Heijne, voorzitter
Technische Universiteit Delft
Werkgroep Digitale Leeromgeving
T. Kaandorp, voorzitter
Wageningen Universiteit & Researchcentrum
