Woord vooraf

Strategie

Omgeving

Wetenschappelijke informatie in elektronische vorm

Toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie

Informatievoorziening in het onderwijs

Bewaren van elektronische informatie

Efficiency van de wetenschappelijke informatievoorziening

Bestuur en organisatie

Bijlage 1: Samenstelling commissies en werkgroepen

Bijlage 2: Lijst van afkortingen

Woord vooraf

Wie dit verslag leest zal misschien onder de indruk raken van de hoeveelheid werk die door UKB in een jaar tijd is verzet. In elk geval reflecteert dit verslag de bedrijvigheid die zich heden ten dage in bibliotheken voordoet en die alle bibliotheken, maar UKB-bibliotheken wel in het bijzonder, dwingt om voortdurend de bakens te verzetten. Misschien is het een kwestie van blikvernauwing, maar het lijkt er mijns inziens toch sterk op dat momenteel weinig bedrijfstakken zo in beweging zijn als juist die van de bibliotheken. Drijvende kracht daarachter is uiteraard de digitalisering van informatie. Die maakt voor de bibliotheek 'alles anders', terwijl tegelijk veel hetzelfde blijft. Dat is geen reden tot klagen: de nieuwe ontwikkelingen bieden bibliotheken juist ongekende mogelijkheden om hun kerntaken met nog meer succes uit te voeren. Maar het vereist wel bij voortduring 'alle hens aan dek'.

De digitalisering raakt niet alleen de werkprocessen in bibliotheken tot in het hart, maar verandert ook het 'concept' van een moderne bibliotheek totaal. 'De bibliotheek' is heden ten dage vooral een strak en professioneel geleid samenwerkingsverband, waarvan de reikwijdte steeds groter wordt. Die reikwijdte overschrijdt in veel gevallen de grenzen van de afzonderlijke instellingen. Dat maakt het samenwerkingsverband van de Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken tot een steeds belangrijker en onontkoombaar orgaan. Een orgaan dat niet alleen maar overlegt, maar ook steeds meer handelend optreedt. Dit verslag laat iets zien van de worsteling die daarmee gepaard gaat.

UKB is naar zijn aard en structuur eigenlijk een betrekkelijk los verbond van afzonderlijke bibliotheken, die ieder in hun eigen instelling zijn ingebed. Een (kapitaal)krachtige organisatie ontbreekt; innovatie- en investeringsprogramma's worden niet door UKB maar door SURF beheerd en bestuurd. Het budget van UKB, opgebracht uit vrijwillige bijdragen van de deelnemende bibliotheken, mag dus bescheiden worden genoemd. Het gevolg is dan ook, zoals uit de tussentijdse evaluatie van het beleidsplan 2001-2003 blijkt, dat UKB goed is in beleid maken en helaas wat minder goed in beleid uitvoeren. Dat laatste moet immers vaak in multilateraal samengestelde project- en werkgroepjes gebeuren, bemenst door medewerkers van bibliotheken, die het binnen de eigen instelling al aardig druk hebben.
Desondanks (of misschien juist daardoor) heeft UKB een reputatie hoog te houden van veel bereiken met weinig geld. En daar zijn we best wel een beetje trots op. Ook in 2002!

Nol Verhagen, voorzitter UKB

terug naar boven

Strategie

Positionering
UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van het NIWI-KNAW. Sinds 2001 is er nog een geassocieerd lid: de Open Universiteit Nederland. UKB is in 1977 opgericht als een overleg van bibliothecarissen. Het doel van de organisatie is de wetenschappelijke informatievoorziening in Nederland te bevorderen, onder het motto 'samen sterker door samenwerken'.

Beleid
In 2000 heeft UKB een beleidsplan opgesteld voor de jaren 2001 tot en met 2003. Het beleidsplan is via de stuurgroep Innovatie Wetenschappelijke Informatievoorziening (IWI) van de Stichting SURF onder de aandacht gebracht van de bestuurders van de betrokken instellingen. Via een artikel in Informatie Professional kon een brede kring van vakgenoten van het beleidsplan kennis nemen. Het beleidsplan is te lezen op de UKB-website. In het plan staan de volgende beleidsprioriteiten genoemd:

Bevorderen van het aanbod van wetenschappelijke informatie in elektronische vorm: alle in Nederland geproduceerde wetenschappelijke informatie op het Internet;

Verbeteren van de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie;

Integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces (onderwijsvernieuwing, ict in het onderwijs).
Daarnaast blijft UKB zich inzetten voor het bevorderen van de efficiency en effectiviteit van de wetenschappelijke informatievoorziening. Speciale aandacht gaat hierbij uit naar het bewaren van elektronische informatie, die onherroepelijk de papieren documenten aan het verdringen is.
In 2002 is het Beleidsplan geëvalueerd en dit heeft geleid tot de volgende conclusies. Het is gebleken dat UKB een goede neus heeft voor de ontwikkelingen binnen de wetenschappelijke informatievoorziening en de goede zaken op de bestuurlijke agenda's weet te krijgen. Er is een uitgebreide infrastructuur binnen het samenwerkingsverband door middel van commissies en werkgroepen, die regelmatig als springplank hebben gefunctioneerd voor nieuwe initiatieven. In de uitvoeringsfase is UKB echter kwetsbaar: niet zelden valt een proces stil na een aanvankelijk voorspoedige aanloop. Soms ontstaat er een spanning met vergelijkbare initiatieven bij SURF, waardoor de uitvoering binnen UKB wordt doorkruist. Dit belemmert de organisatie in het bereiken van vooraf gestelde doelen. Om het samenwerkingsverband te versterken dient UKB de ambities te concretiseren. Een actieve houding en gezamenlijk optreden zijn een voorwaarde voor succes. De effectiviteit van de werkzaamheden van UKB kan worden vergroot door te blijven werken aan zowel de interne als de externe communicatie.

terug naar boven

Omgeving

Nationale samenwerking
UKB beweegt zich in een complexe omgeving die zich kenmerkt door een diversiteit aan bestuurlijke verbanden. De dertien deelnemende universiteitsbibliotheken worden rechtstreeks aangestuurd door de Colleges van Bestuur. Met de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van het NIWI onderhoudt het Ministerie van OCenW een bestuurlijke relatie. Binnen het Ministerie is de directie Onderzoek en wetenschapsbeoefening verantwoordelijk voor het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening en staat in een bestuurlijke relatie met de Colleges van Bestuur. Er is geen directe bestuurlijke relatie met de universiteitsbibliotheken of UKB. Niettemin vindt er regelmatig een informatie-uitwisseling plaats tussen UKB en OCenW. In het verslagjaar werd er twee keer overlegd.

In SURF, de samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van netwerkdienstverlening en ict, ontmoeten de universiteiten elkaar. De werkterreinen van UKB en SURF vertonen veel raakvlakken en daarom onderhouden de organisaties nauwe contacten. De voorzitter van UKB heeft zitting in het Algemeen Bestuur van de Stichting SURF (categorie 'overige zetels'). Daarnaast had UKB een plaats als adviseur bij de vergaderingen van de stuurgroep IWI. In oktober werd in de plaats van IWI het platform ICT en Onderzoek opgericht. Deze ontwikkeling maakt deel uit van de keus bij SURF om de traditionele programmalijnen lost te laten en te vervangen door een projectmatige aanpak per gebied: onderzoek, onderwijs en organisatie. UKB is vertegenwoordigd als adviseur bij het platform onderzoek. De projectmatige aanpak van SURF en de kennis van UKB van het informatieveld vullen elkaar goed aan en leiden dikwijls tot interessante initiatieven.

Een andere belangrijke speler in het Nederlandse informatielandschap is OCLC Pica. OCLC Pica beheert het centrale bibliotheeksysteem en levert daarnaast ook een lokaal bibliotheeksysteem aan een aantal UKB-deelnemers. Decennia lang werkten de Nederlandse onderzoeksbibliotheken samen met Pica in het onderhouden en ontwikkelen van een landelijke informatie-infrastructuur. Na de privatisering van Pica en de samenwerkings-overeenkomst met OCLC zijn de verhoudingen veranderd. Voor advisering aan het bestuur van Pica B.V. over GGC en NCC/IBL is een adviesraad Landelijke Informatie Infrastructuur (LIIS) ingesteld. Hierin hebben onder meer vier leden van UKB zitting, die worden benoemd door de Stichting SURF. De Nederlandse bibliotheken zijn ook vertegenwoordigd in de Members Council van OCLC. Op voordracht van UKB is de algemeen directeur van de KB als lid benoemd.
Na de verkoop van aandelen Pica aan OCLC zijn de middelen ondergebracht in de Stichting Pica. De stichting heeft tot doel de wetenschappelijke en openbare informatievoorziening in Nederland te bevorderen, onder andere door de subsidiëring van projecten en activiteiten die de samenwerking stimuleren. Leden van het bestuur worden benoemd door de Stichting SURF (4 leden) en de Vereniging NBLC (2 leden). De directeur van Pica B.V. is benoemd tot secretaris-penningmeester, maar is geen lid van het bestuur. De secretaris van UKB woont als waarnemer de vergaderingen bij van het bestuur van de Stichting Pica.

Tot slot is UKB lid van de Federatie van Organisaties op het gebied van Bibliotheek en Documentatie (FOBID). De voorzitter van UKB, Nol Verhagen, zit de vergaderingen voor van de FOBID Juridische Commissie. Binnen de commissie is in het verslagjaar veel aandacht besteed aan het ontwerp voor de nieuwe Wet op het Auteursrecht. Hierbij wordt nauw samengewerkt met het Ministerie van Justitie. Naar verwachting zal het parlement in het voorjaar van 2003 een besluit nemen over het Wetsontwerp.

Internationale samenwerking
UKB onderhoudt contacten met zijn Vlaamse tegenhanger, het Vlaams Overlegorgaan inzake het Wetenschappelijk Bibliotheekwerk (VOWB). Om de paar jaar wordt gezamenlijk een symposium georganiseerd, afwisselend in Nederland en België. Onlangs werd de wens tot samenwerking opnieuw uitgesproken en is de aanzet gegeven tot het plannen van een nieuwe bijeenkomst in 2004. In het verslagjaar verscheen de tekst van een voordracht die de secretaris van UKB uitsprak op een colloquium in Brussel.
Ook met de collega's van de wetenschappelijke bibliotheken in Nord-Rhein Westfalen werkt UKB samen. Na een eerdere bijeenkomst over het interbibliothecair leenverkeer werden in het verslagjaar de voorbereidingen getroffen voor een symposium in september 2003 over digitaal publiceren en benchmarking.

UKB is een van de founding fathers van de International Coalition of Library Consortia (ICOLC). Aan de activiteiten van ICOLC levert UKB een actieve bijdrage, met name in Europees verband in E-ICOLC. Bij de 4e European ICOLC conferentie (Thessaloniki, oktober 2002) was een delegatie van UKB aanwezig. Tijdens de conferentie stonden de mogelijkheden en problemen van licenties voor elektronische wetenschappelijke tijdschriften centraal en waren ook de grote uitgevers aanwezig. Bij de discussies bleek dat UKB in vergelijking met andere landen zeer gunstige licentie-overeenkomsten weet te bereiken en ook in de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen voorop loopt. Zo is UKB betrokken geweest bij de oprichting van SPARC Europe, onder de paraplu van LIBER. Doel is om steun te geven aan e-publishing initiatieven die rekening houden met de belangen van de academische gemeenschap. Bas Savenije (UU) is namens UKB lid van de stuurgroep voor SPARC Europe. In november ontving UKB de nieuwe directeur van SPARC Europe, David Prosser.

UKB heeft steun gegeven aan de lobby voor een uniform laag BTW-tarief voor wetenschappelijke informatie in Europa. De krachten van uitgevers en bibliotheken zijn gebundeld in de zogeheten Frankfurt Group, waarin o.a. LIBER en EBLIDA participeren. In het verslagjaar vertegenwoordigde John Gilbert UKB in het zogeheten BTW platform, waarin afstemming plaatsvindt met het platform ICT en onderzoek (voormalig IWI), VSNU, uitgevers en boekverkopers.

terug naar boven

Wetenschappelijke informatie in elektronische vorm

Beleidsdoel: UKB bevordert het aanbod van wetenschappelijke informatie in elektronische vorm: alle in Nederland geproduceerde wetenschappelijke informatie op het Internet.

Licenties
Een werkterrein waarop de meerwaarde van samenwerking in UKB-verband goed zichtbaar is, betreft het licentiebeleid. Hieraan wordt vormgegeven door het UKB-licentiebureau en de werkgroep Relaties met uitgevers. In het verslagjaar werden mantelovereenkomsten gesloten met Wiley, ACS en Springer. Voorts heeft het licentiebureau ondersteuning verleend voor het afsluiten van licenties in het kader van de Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen. Voorts stelde het licentiebureau een modellicentie op, zodat de licenties op termijn inzichtelijker worden en de vergelijking van de verschillende licentievoorwaarden van de uitgevers makkelijker verloopt. Hierdoor is de workflow efficiënter geworden en dit heeft ook de communicatie tussen uitgever, licentiebureau en de contactpersonen bij de instellingen verbeterd.

Relaties met uitgevers
UKB werkt samen met het SURFplatform ICT en onderzoek (voormalig IWI) en de grote wetenschappelijke uitgevers om onderzoek te doen naar het gebruik en de gebruikers van elektronische tijdschriften. Hiertoe werden drie workshops georganiseerd. Op basis van de resultaten van de workshops wordt een call for tenders uitgeschreven voor vervolgonderzoek naar de gevolgen van de digitalisering van de wetenschappelijke informatievoorziening voor de verhouding tussen aanbieders en afnemers van die informatie.

E-publishing
UKB heeft een rol op het gebied van E-publishing bij het uitwisselen van informatie, afstemmen, en stimuleren van (gemeenschappelijke) initiatieven. De UKB-werkgroep E-publishing organiseerde op 16 mei 2002 een succesvolle studiemiddag: 'Reclaiming Academic Output'. Voorts adviseerde de werkgroep bij de totstandkoming van het project DARE (zie p. 11). In internationaal verband heeft UKB vormgegeven aan haar rol door de oprichting van SPARC Europe te ondersteunen. De voorzitter van de werkgroep E-publishing is namens UKB lid van de stuurgroep van SPARC.
Voorts werkten UKB-leden samen in projecten om de wetenschappelijke productie van de eigen instellingen on line ter beschikking te stellen. De bibliotheken van de Universiteit van Amsterdam, de Universiteit Twente en de Katholieke Universiteit Brabant werkten samen in het ARNO-project. Aan het Roquade-project, dat in het verslagjaar werd voltooid, namen de bibliotheken van de Universiteit Utrecht, de Technische Universiteit Delft en het NIWI deel.

Retrodigitalisering
De bibliotheek van de Universiteit Utrecht heeft voor UKB een projectplan opgesteld op het gebied van retrodigitalisering. Doel van het project is het op efficiënte en effectieve wijze opzetten van een meerjarige activiteit Retrodigitalisering ten behoeve van de Nederlandse wetenschappelijke informatievoorziening. Het SURF-platform ICT en Onderzoek is benaderd voor een subsidie in de opstartfase.

terug naar boven

Toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie

Beleidsdoel: UKB streeft naar het verbeteren van de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie

Integratie en linking
Bij de start van het beleidsplan is de werkgroep Integratie en linking ingesteld. Het doel van de werkgroep is het formuleren van voorstellen voor het verbinden van bronnen om wetenschappelijke informatie geïntegreerd aan gebruikers te kunnen presenteren. In het verslagjaar heeft de werkgroep meegewerkt aan een vergelijkend onderzoek onder leiding van de Universiteit van Amsterdam naar portal software om heterogene databases te kunnen verbinden. Dit heeft geleid tot een consortiumovereenkomst van een aantal UKB-leden voor de aanschaf en implementatie van de software Metalib en SFX.

Gemeenschappelijke onderwerpsontsluiting
Gemeenschappelijke onderwerpsonstluiting (GOO) is een belangrijke manier om de vindbaarheid -en daarmee de toegankelijkheid- van wetenschappelijke informatie te vergroten. Binnen UKB vindt hierover op diverse niveaus informatie-uitwisseling plaats: er is een stuurgroep, een gebruikersraad, een beheerscommissie en een landelijk coördinator. Eind 2002 is Anton Bossers in de GOO Stuurgroep opgevolgd door Peter Inklaar. De belangrijkste functie van de diverse organen is het monitoren van het systeem op strategisch, organisatorisch en beheersmatig niveau.
In het verslagjaar is de groep GOO-deelnemers uitgebreid met de TU Kampen (Broederweg). De Hogeschool Amsterdam heeft haar GOO deelname gestaakt. De Hogeschool Brabant is na een proefperiode tot de conclusie gekomen dat GOO voor hen niet het geschikte systeem voor onderwerpsontsluiting was. In de loop van 2002 zijn twee documentatiebestanden op het gebied van de Nederlandse geschiedenis GOO gaan toepassen: De Kroniek van het Nederlands Historisch Genootschap en het Repertorium van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis gebruiken GOO voor de ontsluiting van artikelen. Verder heeft NWO belangstelling getoond om GOO-trefwoorden in het Collexis ontsluitingssysteem op te nemen. Collexis mist in haar thesauri een Nederlands woordenbestand op het gebied van de humaniora. GOO lijkt hiervoor in aanmerking te komen.

Ontsluiting internetbronnen
Negen UKB-leden nemen deel aan het samenwerkingsproject 'Dutch Electronic Subject Service (DutchESS)'. DutchESS is een internetcatalogus die internetbronnen ontsluit voor een wetenschappelijke doelgroep. DutchESS waarborgt de kwaliteit van de geselecteerde bronnen en van de beschrijvingen door een strikt opnamebeleid gebaseerd op Europese kwaliteitsnormen. Omdat de aanlevering van bronnen stelselmatig achterblijft bij de verwachtingen is er in het voorjaar een enquête uitgevoerd onder de UKB-leden naar het draagvlak voor de exploitatie van DutchESS als nationale dienst. De resultaten lieten zien dat het draagvlak voor DutchESS in de huidige vorm te klein is en dat men de voorkeur geeft aan decentrale vakgerichte ontlsuiting van internetbronnen. Dit heeft geleid tot het besluit het samenwerkingsproject DutchESS stop te zetten.

terug naar boven

Informatievoorziening in het onderwijs

Beleidsdoel: UKB streeft naar de integratie van de informatievoorziening in het onderwijsproces

Ondersteuning Digitale leeromgeving
In het beleidsplan nam UKB zich voor nader te onderzoeken, hoe zowel de integratie van informatiebronnen in het curriculum, als de ondersteuning aan studenten en docenten het beste vorm kan krijgen. Hiertoe werd de werkgroep Digitale leeromgeving opgericht. De werkgroep ziet als belangrijkste functie voor zichzelf het bevorderen van de informatie-uitwisseling en heeft ook aangeboden aan diverse UKB-leden om te assisteren bij projecten. Het zelf uitvoeren van projecten behoort niet direct tot het doel van de werkgroep, waarvan de leden vaak al projecten hebben lopen binnen de eigen instelling. De toegevoegde waarde van de werkgroep ligt in de informatiefunctie.
Na de voorspoedige start van de werkgroep in 2001 zijn de activiteiten stil komen te liggen. Aan het eind van 2002 zijn de werkzaamheden weer gestart. In samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam wordt een symposium voorbereid.

terug naar boven

Bewaren van elektronische informatie

Beleidsdoel: UKB streeft naar het duurzaam bewaren van elektronische wetenschappelijke informatie

Digital Academic Repositories (DARE)
Het programma Digital Academic Repositories (DARE) is een initiatief van de gezamenlijke Nederlandse universiteiten om al hun onderzoeksresultaten digitaal toegankelijk te maken. Ook de Koninklijke Bibliotheek, de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek nemen aan het project deel.
UKB heeft bij de totstandkoming van het projectvoorstel een voortstuwende rol gespeeld. Op een bijeenkomst bij IWI op 12 april, waar UKB ook vertegenwoordigd was, zijn de ambities en doelstellingen van het project verwoord. Daarop is een werkgroep ingesteld om de basis te leggen voor het projectvoorstel. Aan het voorstel en aan de subsidiewerving hebben Leo Waaijers (LUW) en John Gilbert (UM) vanuit UKB een bijdrage geleverd. Het doel van het project wordt goed weergegeven in de notitie van John Mackenzie Owen Digitaal platform voor wetenschappelijke informatie: een gedistribueerde infrastructuur op basis van het data/dienstenmodel. In afstemming met UKB heeft SURF in september het definitieve projectvoorstel ingediend.
De coördinatie van het programma ligt in handen van Stichting SURF. Het Ministerie van OCenW heeft uit de gelden van het Nationaal Actieplan Elektronische Snelwegen (NAP) een subsidie toegekend van € 2 miljoen voor de periode 2003-2006. De instellingen dragen zelf via SURF € 3,9 miljoen bij aan het project. In de klankbordgroep van DARE is UKB vertegenwoordigd in de personen van Paul Soetaert, Bas Savenije, John Gilbert en Henk Harmsen.

Digitale archivering
UKB ziet het bewaren van elektronische informatie als een belangrijk onderwerp dat een gezamenlijke aanpak vereist. Zowel op lokaal als op (inter)nationaal niveau worden projecten uitgevoerd op het gebied van long term preservation (LTP). De KB is een belangrijke speler door de bouw van het Digitaal magazijn, dat onder meer gaat fungeren als depot voor Nederlandse elektronische publicaties. Het depot, gericht op permanente bewaring, zal in belangrijke mate tegemoetkomen aan de wetenschappelijke informatiebehoefte, maar daarnaast blijft er een verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke instellingen. Via DARE kunnen instellingen hieraan vorm geven.
De universiteitsbibliotheken zullen gaan fungeren als 'repository' voor de wetenschappelijke output van de eigen academische gemeenschap. De functie van een repository is tweeledig: enerzijds stelt het de wetenschappelijke informatie veilig voor de lange termijn, anderzijds dient het als platform voor digitaal publiceren. De complexiteit en de omvang van de problematiek benadrukt het belang van samenwerking op dit terrein. In het verslagjaar hebben de bibliotheken van de Technische Universiteit Delft, de Universiteit Maastricht en de Universiteit Utrecht samengewerkt in het project E-archiving.

terug naar boven

Efficiency van de wetenschappelijke informatievoorziening

Beleidsdoel: UKB bevordert de efficiency en effectiviteit in het algemeen van de wetenschappelijke informatievoorziening

Interbibliothecair leenverkeer

Ondersteunende bibliotheeksoftware

Collectiemanagement

Medische informatievoorziening

Beheer Bijzondere collecties

Interbibliothecair leenverkeer
UKB vervult een platformfunctie om de openbaarheid en toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie te waarborgen. Op dit gebied zijn behoorlijke verschuivingen gaande. Het NIWI besloot in het verslagjaar de collectievorming te staken, hetgeen belangrijke gevolgen heeft voor de medische informatievoorziening. De Koninklijke Bibliotheek heeft besloten te stoppen met het depositobeheer van IBL en dit over te dragen aan OCLC Pica, die immers ook de onderlinge verrekening van het IBL beheert. Na interne problemen in de eerste kwartalen slaagde Pica er aan het eind van het verslagjaar in de verrekening alsnog te laten plaatsvinden.
In februari hield UKB een studiemiddag over de toekomstige infrastructuur van de interbibliothecaire documentleverantie. In vervolg op deze middag is een onderzoeksplan voorbereid over het IBL, waarin UKB voorstelt een onderzoek uit te laten voeren naar een toekomstvaste infrastructuur voor interbibliothecaire documentleverantie. Het voorstel is ingediend bij het SURF-platform ICT en Onderzoek, dat een subsidie van k€ 45 beschikbaar heeft gesteld. De uitvoering van het onderzoek zal plaatsvinden in 2003 en moet leiden tot een programma van eisen voor een duurzame infrastructuur.

Ondersteunende bibliotheeksoftware
Banken en bibliotheken behoorden tot de eerste organisaties in Nederland die hun werkprocessen automatiseerden. UKB fungeert dan ook al jaren als platform voor de uitwisseling van informatie over ICT-vraagstukken in de wetenschappelijke bibliotheken. Goede bibliotheeksoftware is cruciaal voor het primaire proces van acquisitie, ontsluiting en beschikbaarstelling.
Een aantal UKB-leden heeft een consortium gevormd voor de aanschaf van de portalsoftware Metalib en de aanschaf van de linkingsoftware SFX. Via UKB ondersteunen de bibliotheken elkaar in het implementatieproces. Met OCLC Pica werd een oplossing gevonden voor de levering van open standaarden in het centraal bibliotheeksysteem die voor deze software nodig zijn.
De oplevering door OCLC Pica van de vierde versie van hun lokaal bibliotheeksysteem (LBS4) is in het verslagjaar mislukt. De UKB-bibliotheken die LBS4 wilden implementeren hebben hier veel hinder van ondervonden. Nieuw aangeschafte hardware bleek nog niet nodig te zijn en voorbereidingen in de personele sfeer bleken tevergeefs. De Pica-directie heeft tweemaal uitleg verschaft tijdens de vergadering van het UKB-bestuur en aan het eind van het jaar ook schriftelijk bericht over de stand van zaken. Binnen UKB bestaan zorgen over de implementatie op de korte termijn en over de duurzaamheid van het systeem op de middellange termijn. De universiteitsbibliotheek Groningen heeft het voortouw genomen om samen met Pica de implementatie van LBS4 te realiseren.

Collectiemanagement
UKB heeft het aandachtsgebied voor de coördinatie van de collectievorming verruimd en hier organisatorisch een nieuwe invulling aan gegeven. Besloten werd de sinds 1993 bestaande stuurgroep en gebruikersraad CvC te vervangen en daarom werd in februari 2002 de werkgroep Collectiemanagement opgericht. Actuele onderwerpen zoals digitale collecties en deselectie- en licentiebeleid behoren tot het werkterrein van de werkgroep. In november presenteerde de werkgroep een werkplan.

Medische informatievoorziening
De reorganisatievoornemens van het NIWI hebben voor veel beroering gezorgd in het veld van de medische informatievoorziening. Het NIWI stopt met collectievorming en ambieert een 'instituut voor E-wetenschapsonderzoek in het alfa- en gamma-domein' te worden. De beslissing de collectievorming stop te zetten heeft direct gevolgen voor de medische informatievoorziening in Nederland. Het NIWI is immers aangewezen als zwaartepunt voor de collectievorming op medisch gebied en ontvangt hiervoor ook middelen van OCenW. Ook het interbibliothecair leenverkeer zal de gevolgen van de organisatiewijziging merken. Het NIWI garandeert vooralsnog dat de bestaande leverantie zal worden voortgezet door gebruik te maken van de collectie van de Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (Keulen).
Het UKB-bestuur heeft met het KNAW-bestuur gesproken over de reorganisatie. Voorts is er overleg geweest met de niet-academische ziekenhuizen, die verstoken dreigen te worden van wetenschappelijke medische informatie. Binnen CAMBIN, de UKB-commissie van medische bibliotheken, worden de veranderingen op de voet gevolgd voor zover de informatievoorziening vanuit het NIWI dit toelaat.

Beheer Bijzondere collecties
De commissies Handschriften en Gedrukte fungeren als een forum voor conservatoren van de Bijzondere collecties van de UKB-bibliotheken. Adviezen van de commissies hebben betrekking op reproductie, bruikleen, en ontsluiting van dit deel van het cultureel erfgoed. Er is een uniforme regeling in voorbereiding voor publicatievergoedingen. Met de regeling wil men voorkomen dat er een hoge financiële drempel opgeworpen wordt bij publicatie van reproducties voor niet-commerciële onderwijs- en onderzoeksdoeleinden.

terug naar boven

Bestuur en organisatie

Het UKB wordt bestuurd door de vijftien leden gezamenlijk. De Open Universiteit Nederland (OUN) is sinds 2001 geassocieerd lid. In het verslagjaar werd de samenwerking met de OUN geëvalueerd en werd besloten die voort te zetten. In het Algemeen bestuur werd in augustus Hub Laeven namens de Katholieke Universiteit Nijmegen opgevolgd door Anja Smit. De voorzitter, vice-voorzitter en secretaris-penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur, dat de vergaderingen voorbereidt en instaat voor de uitvoering van de genomen besluiten. UKB is geen rechtspersoon en heeft daarom geen statuten maar wel een reglement waarin met name de samenstelling van het samenwerkingsverband is geregeld.
Tot oktober 2002 bestond het bestuur van UKB uit John Gilbert (UM, voorzitter), Nol Verhagen (UvA, vice-voorzitter) en Paul Soetaert (EUR, secretaris-penningmeester). In oktober 2002 trad John Gilbert af als voorzitter en werd Nol Verhagen gekozen als zijn opvolger. Maria Heijne (TUD) werd gekozen om Nol Verhagen op te volgen als vice-voorzitter.
UKB heeft een aantal stafmedewerkers die werkzaam zijn als secretariaats-, respectievelijk beleidsmedewerker, o.a. op het gebied van licenties. Het secretariaat berust bij de Erasmus Universiteit Rotterdam. De beleidsmedewerkers zijn afkomstig uit de Universiteit Maastricht en de Koninklijke Bibliotheek.

Benchmarking
In 2002 zijn de eerste resultaten van het benchmarking project beschikbaar gesteld aan UKB. De rapportage bevat ruwe gegevens en daarvan afgeleide indicatoren over de jaren 1999 en 2000. Bovendien zijn enkele knelpunten en suggesties voor de verdere voortgang aangegeven. Deze zijn, in samenspraak met een door UKB ingestelde klankbordgroep, uitgewerkt tot een projectvoorstel. Dit omvat twee actiepunten. In de eerste plaats aanpassing van het huidige instrument. De aanlevering van gegevens verloopt veelal stroef; voor zover gegevens worden aangeleverd, komen ze laat binnen en zijn ze vaak onvolledig. Daarmee wordt het moeilijk indicatoren onderling te vergelijken. Om de werklast van bibliotheken te beperken zou een inventarisatie moeten uitwijzen welke gegevens minder relevant dan wel moeilijk aan te leveren zijn en wellicht uit het huidige instrument verwijderd kunnen worden. Bovendien kan, waar dat mogelijk is, centrale aanlevering van gegevens overwogen worden (bijvoorbeeld gegevens van OCLC Pica). Hierbij dient te worden nagegaan in hoeverre de tijd inmiddels rijp is om gegevens over elektronische voorzieningen, met name het gebruik van elektronische tijdschriften, aan te leveren. In de tweede plaats is de presentatie voor verbetering vatbaar. Idealiter zouden de gegevens beschikbaar zijn via een website, voorzien van programmatuur om ad hoc vragen te stellen.

Website
In maart ging de eigen website van UKB on line. Via de website worden informatieprofessionals, beleidsmakers op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening en andere belangstellenden geïnformeerd over de activiteiten van UKB en van de individuele leden. In het verslagjaar is tevens een besloten deel van de site ontwikkeld. Hier staan de agenda's en verslagen van de vergaderingen en kunnen leden stukken downloaden voor de volgende bijeenkomst.

terug naar boven

Bijlage 1: Samenstelling commissies en werkgroepen

Vaste commissies

CAMBIN
Contactpersoon: P. Gerretsen
Universiteit Leiden
(Voorzitterschap rouleert)

Catalogusoverleg
Contactpersoon: G. Baltussen, secretaris
Universiteit Utrecht
(Voorzitterschap rouleert)

Convent Hoofden Uitleenbureaus (CHUB)
P. Koffijberg, voorzitter
Vrije Universiteit, Amsterdam

Collectiemanagement
A. Klugkist, voorzitter
Rijksuniversiteit Groningen

Stuurgroep GOO
A Klugkist (RUG), voorzitter
Rijksuniversiteit Groningen

Commissie Gedrukte Werken
P. Pesch, voorzitter
Universiteit Utrecht

Commissie Handschriften
dr. E. van Eijck van Heslinga, voorzitter
Koninklijke Bibliotheek, Den Haag

terug naar boven

Werkgroepen

Werkgroep Uitgeversrelaties
A. Verhagen, voorzitter
Universiteit van Amsterdam

Werkgroep Elektronisch publiceren
J Savenije, voorzitter
Universiteit Utrecht

Werkgroep Integratie en linking
M. Heijne, voorzitter
Technische Universiteit Delft

Werkgroep Digitale Leeromgeving
T. Kaandorp, voorzitter
Wageningen Universiteit & Researchcentrum

terug naar boven

Bijlage 2: Lijst van afkortingen

AMC Academisch Medisch Centrum UvA
BC Basis Classificatie
CAMBIN Convent van Academische Medische Bibliotheken in Nederland
CEN Catalogus Epistolarum Neerlandicarum
CHUB Convent van Hoofden Uitleenbureaus
CvC Coördinatie van de Collectievorming
DEN (Vereniging) Digitaal Erfgoed Nederland
EBLIDA European Bureau of Library, Information and Documentation Associations
EUR Ersamus Universiteit Rotterdam
FOBID Federatie van Organisaties op het gebied van Bibliotheek en Documentatie
GGC Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem
GOO Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting
GTT Gemeenschappelijke Trefwoorden Thesaurus
IBL Interbibliothecair Leenverkeer
ICOLC International Coalition of Library Consortia
IWI Innovatie Wetenschappelijke Informatievoorziening
KB Koninklijke Bibliotheek
KNAW Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen
KUB Katholieke Universiteit Brabant
KUN Katholieke Universiteit Nijmegen
LBS Lokaal Bibliotheek Systeem
LIBER Ligue Internationale des Bilbiothèques Européennes des Recherches
LUMC Leids Universitair Medisch Centrum
NCC Nederlandse Centrale Catalogus
NIWI Nederlands Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten
NWO Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
OPC Online Publieks Catalogus
RUG Rijksuniversiteit Groningen
SPARC The Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition
TUE Technische Universiteit Eindhoven
WUR Wageningen Universiteit en Research Centrum
OU Open Universiteit
OZIS Onderzoek Informatie Systeem
TNO/STB (Nederlandse Organisatie voor) Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek / Strategie, Technologie en Beleid
UB Universiteitsbibliotheek
UKB (Samenwerkingsverband van) Universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van het NIWI-KNAW
UL Universiteit Leiden
UM Universiteit Maastricht
UU Universiteit Utrecht
UT Universiteit Twente
UvA Universiteit van Amsterdam
VAZ Vereniging van Academische Ziekenhuizen
VOWB Vlaams Overlegorgaan inzake het Wetenschappelijk Bibliotheekwerk
VSNU Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten
VU Vrije Universiteit

terug naar boven