Het opstellen van collectie(vormings)profielen door vakreferenten, om de eigen collectie (beter) in kaart te brengen, en een basis te creëren voor landelijk overleg. Deze handreiking is speciaal voor dit doel geschreven.

Het organiseren van vakgenotenoverleg waar dat wenselijk en nodig is door de landelijk coördinator met het doel een eenduidige CvC-aanpak en onderlinge afstemming te bevorderen.

Kennisverspreiding op CvC-gebied en vergroting van de deskundigheid bij de deelnemers.

Coördinatie van de collectievorming heeft als uitgangspunt: versterking door samenwerking. CvC biedt de mogelijkheid om de druk op de lokale budgetten te verkleinen en het aanbod aan de gebruikers te vergroten. Het gaat erom gezamenlijk een zo breed mogelijke dekking van relevant (met name onderzoeks-)materiaal te realiseren en onnodige overlap te voorkomen, om beter te kunnen inspelen op de toenemende en meer gedifferentieerde vraag van de gebruikers. Een dergelijke aanpak impliceert een bewuster en inzichtelijker aanschafbeleid van de deelnemende bibliotheken. Hierdoor zal de kwaliteit van het landelijke aanbod toenemen.

Het aanschafbeleid van de universiteitsbibliotheken wordt bepaald door de volgende factoren:

Het onderwijs en onderzoek aan de betreffende onderwijsinstelling.
De vakreferent onderhoudt functioneel contact met de faculteit(en), vakgroep(en) of studierichting(en), waarvoor wordt aangeschaft. Ook onderwijs en onderzoek in andere sectoren dan die waarmee de vakreferent een functioneel contact onderhoudt, kunnen relevant zijn voor de collectievorming, alsmede het tweede en derde geldstroom onderzoek.
NB: de bijdragen van het bedrijfsleven voor de geesteswetenschappen zijn te verwaarlozen.

Wanneer een bibliotheek op bepaalde gebieden landelijke taken vervult, dient op deze gebieden bovenlokaal gecollectioneerd te worden.

Continuïteit en consistentie van bestaande collecties zijn veelal belangrijke factoren voor de actuele collectievorming (dit geldt met name voor universiteitsbibliotheken en speciale - unieke - collecties).

Collecties elders binnen en buiten de eigen universitaire instelling op het betreffende vakgebied kunnen ook een rol spelen, bijvoorbeeld ter voorkoming van overbodige overlap.

De budgettaire situatie (bestedingen per deelcollectie).

Het feitelijke gebruik van een (deel)collectie.

Het wereldwijde aanbod van wetenschappelijke publicaties.

Voor de KB en de bibliotheek van de KNAW gelden deels andere overwegingen, omdat deze bibliotheken niet aan een universiteit verbonden zijn.
Vanwege de teruglopende financiële middelen en de toename van het informatie-aanbod zijn de bibliotheken meer dan ooit gedwongen prioriteiten te stellen bij de collectievorming. Iedere bibliotheek onderhoudt in principe minimaal een goede basiscollectie voor haar eigen gebruikerskring. Om te kunnen voldoen aan de huidige en toekomstige vraag naar informatie is echter een systematische en samenhangende benadering van het collectiebeleid noodzakelijk. Een uniforme en vergelijkbare registratie van aanschafbeslissingen en -prioriteiten van bibliotheken in collectie- en collectievormingsprofielen leidt tot een effectiever en efficiënter aanschafbeleid, ofwel tot een verhoogde gebruikskwaliteit en tot kostenbesparing. Dat wil zeggen dat met de bestaande budgetten een breder aanbod gecreëerd wordt.

Afstemming van de collectievorming is vooral noodzakelijk voor het meer perifere - dus niet tot de kerncollectie behorende - onderzoeksmateriaal. Het gaat er om dat dit materiaal in voldoende mate aanwezig is in Nederland én dat de gebruiker er binnen een paar dagen over kan beschikken. Door de krimpende budgetten dreigt echter de aanschaf van specialistische onderzoeksliteratuur steeds meer in het gedrang te komen. De aanschaf van specialistische literatuur hangt af van de positie van het vakgebied binnen de instelling en van het niveau van collectionering dat wordt nagestreefd. Door CvC voorkomt men meervoudige aanschaf van zeer gespecialiseerde publicaties (het gaat per slot om materiaal voor een kleine gebruikersgroep), wordt een groter deel van het toenemende aanbod gedekt en wellicht ongewenste lacunes tegengegaan. Het uitgangspunt van CvC is een budgettair neutrale aanpak: onnodige overlap voorkomen en gezamenlijk een zo groot mogelijke diversiteit van relevant materiaal aanbieden.

Voorbeeld:
Wanneer een bibliotheek een goede (onderzoeks)collectie heeft op een bepaald vak- of deelgebied en één of een aantal andere bibliotheken ook sterke collecties hebben op dit vak- of deelgebied, dan kunnen deze bibliotheken afspraken maken over continuering van de aanschaf op dit niveau. Dat wil zeggen dat iedere bibliotheek afzonderlijk de collectie op dit gebied op peil houdt (het lokale eigenbelang en de belangen van de gebruikersgroepen staan voorop), terwijl men collectief nastreeft de toegang tot meer perifeer materiaal te verbreden. Hierdoor worden deze bibliotheken gezamenlijk sterker en kunnen hun gebruikers meer - dat wil zeggen een breder aanbod van specialistische literatuur - bieden door ook afspraken te maken over - gegarandeerde en snelle - leverantie via het interbibliothecaire leenverkeer (IBL). Op deze wijze wordt toegang een aanvulling op bezit.

Wanneer een aantal gelijkwaardige bibliotheken zich garantstellen voor een bepaald vak- of deelgebied, kunnen andere bibliotheken de aanschaf hiervan met een gerust hart aan deze bibliotheken overlaten en hun middelen inzetten op andere gebieden, zodat onnodige dubbele aanschaffingen voorkomen worden.

Voorwaarden voor CvC zijn:

Goede bibliografische toegankelijkheid: een gemeenschappelijke database of open bibliotheeknetwerk;

Een goed werkend IBL;

Voorrang van lokale prioriteiten;

Vrijwillige, maar niet vrijblijvende samenwerking van de op zich autonome instellingen;

Een permanent coördinatiecentrum dat tevens evaluaties en verificaties uitvoert;

Een concrete doelstelling: versterking van de collecties door samenwerking;

Gestandaardiseerde beschrijvingen van de collecties en van het collectievormingsbeleid van de deelnemende bibliotheken;

Eenheid in gebruik van terminologie en methodologie;

Voldoende administratieve ondersteuning.

De belangrijkste instrumenten voor CvC zijn het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC), de Nederlandse Basisclassificatie (BC) en de Conspectusmethode. De inspanning die men zich moet getroosten om profielen te maken met behulp van de Conspectusmethode, levert in de praktijk een aantal essentiële voordelen op, ter ondersteuning van het (inter)lokale collectievormingsbeleid.

Instrumenten voor CvC

Om te komen tot afstemming van de collectievorming dienen eerst de collecties en de collectievorming van de deelnemende bibliotheken op een uniforme en vergelijkbare wijze beschreven te worden. Hiervoor zijn een aantal instrumenten ontwikkeld. Het spreekt vanzelf dat dit instrumentarium vatbaar is voor kritiek. Aan elke methode kleven bezwaren. Maar uit de ervaring die tot nu toe is opgedaan, blijkt dat de hier beschreven hulpmiddelen in de praktijk tot bruikbare resultaten leiden.

In 1989 verkoos een gemengde commissie van het samenwerkingsverband UKB en de stuurgroep Pica de Nederlandse Basisclassificatie (BC) als instrument voor CvC. Men kan natuurlijk ook de eigen systematiek als uitgangspunt nemen voor het beschrijven van de collecties en deze codes in een later stadium concorderen naar BC-codes. Zo'n conversie is noodzakelijk om landelijk de collectiebeschrijvingen met elkaar te kunnen vergelijken.

In 1987 werd de Conspectusmethode door het UKB aanvaard als de methode om de collecties te beschrijven. De Conspectusmethode is tot nu toe de enige methode gebleken, die op uniforme en tamelijk eenvoudige wijze kan worden toegepast. De methode werd eind jaren '70 ontwikkeld door de Research Libraries Group (RLG) in de Verenigde Staten (VS) als instrument om coöperatieve collectievorming van met name specialistisch, esoterisch of duur onderzoeksmateriaal te realiseren. In de VS (met name de verfijnde WLN-Conspectusmethode), Canada, Australië, Schotland, Zweden, Italië en Spanje is de Conspectusmethode inmiddels geaccepteerd als dé standaardmethode voor een kwalitatieve analyse en beschrijving van onderzoekscollecties. CvC richt zich met name op de categorie van onderzoeksmateriaal. Met deze methode kunnen collecties in kaart worden gebracht per gerubriceerd collectie-onderdeel. De onderwerpsrubrieken worden door de vakreferenten beoordeeld volgens een schaal van 0 (geen collectievorming) tot 5 (uitputtende collectievorming), en een taalcode. De compilatie van deze gegevens levert een profiel op van de sterktes en zwaktes van de bestaande collecties en van de huidige collectievorming. Als derde schaalwaarde kan een niveau voor de gewenste collectievorming - d.w.z. het collectiebeleid voor de komende jaren - worden toegekend. Wanneer deze methode op uniforme wijze wordt toegepast, biedt zij de mogelijkheid om de verkregen profielen met elkaar te vergelijken en profielen van (verwante) collecties binnen één instelling tot een instellingsprofiel te combineren.

Om deze methode daadwerkelijk als 'gemeenschappelijk taal' op bovenlokaal of landelijk niveau te gebruiken, is interuniversitair vakreferentenoverleg noodzakelijk. De verzamelde informatie over de vakgebieden, uitgedrukt in profielen, dient als uitgangspunt voor overleg. De vergelijkbaarheid van de profielen maakt het gemakkelijker om - in het licht van elkaars collecties - lokale beslissingen te nemen en samenwerking tussen twee of meer bibliotheken te realiseren.

Een niet te veronachtzamen gegeven voor een collectievormingsprofiel zijn de uitgaven per vakgebied. Vooral in landelijk perspectief kunnen de aanschafbedragen de functie vervullen van verificatie achteraf van de toegekende waarderingen ofwel niveaucodes en aanleiding geven om toegekende waarderingen bij te stellen. Het is dan ook zaak om bij het collectievormingsprofiel van een vakgebied de financiële gegevens - de daadwerkelijke uitgaven - toe te voegen. Bij het maken van het collectievormingsprofiel wordt rekening gehouden met de financiële middelen. De lokale situatie kan echter vertekenend werken. Wellicht wordt voor een vakgebied, lokaal gezien, veel uitgegeven in verhouding tot de andere vakgebieden, maar in landelijk perspectief kan dit bedrag slechts gering blijken te zijn.

De Conspectusbenadering vereist veel inhoudelijke deskundigheid vanuit de bibliotheken. Vakreferenten worden gestimuleerd de vakgebieden waarvoor zij collectioneren en hun collecties nader te onderzoeken en in kaart te brengen, vanzelfsprekend in nauw overleg met de gebruikersgroep(en) waarvoor zij aanschaffen. De gebruikersgroep(en) geeft/geven het belang van een onderwerpsgebied aan (voor onderzoek, onderwijs; de gewenste mate van volledigheid).

Op de Conspectusmethode is kritiek geleverd, met name dat de definities van de collectieniveaus op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden. Toch blijkt in de praktijk dat de collectiebeschrijvingen tot bruikbare resultaten leiden: vakreferenten krijgen meer inzicht in de sterktes en zwaktes van bepaalde collectie-onderdelen, waardoor zij beter tegemoet kunnen komen aan de lokale behoeften. Dit op zich is een aanzienlijke winst. Er zijn alternatieve methoden denkbaar, maar ook deze bevatten subjectieve elementen. Wanneer bijvoorbeeld een checklist gebruikt wordt om de kwaliteit van de collectie op een meer objectieve wijze vast te stellen, is het resultaat sterk afhankelijk van degene die de checklist heeft samengesteld, hoe de lijst is samengesteld en welke norm voor niveaucodetoekenning gekozen is. Ook hierbij is een subjectieve vertekening onvermijdelijk. In het landelijke vakreferentenoverleg kan er wellicht de behoefte ontstaan de beoordelingen (toegekende waarderingen/niveaucodes) van het vakgebied in haar geheel of een deelgebied nader te onderzoeken. In onderling overleg kan men dan besluiten een bepaalde vakbibliografie te gebruiken of een checklist samen te stellen om de toegekende codes te verifiëren.

Het lokale nut van de Conspectus

Het verzamelen en uitwisselen van informatie over vakgebieden en collecties kan op lokaal niveau zeer nuttig zijn. Bij verschillende bibliotheekorganisaties hebben Conspectus-achtige werkwijzen al goede diensten bewezen, met name op het niveau van beleidsbeslissingen ten aanzien van de collectievorming. Bij afstemming van collectiebeleid tussen afzonderlijke bibliotheken binnen één instelling (bijvoorbeeld tussen een centrale UB en decentrale instituuts- en faculteitsbibliotheken of tussen decentrale bibliotheken onderling) is de Conspectusaanpak een geschikt hulpmiddel gebleken. De inspanning die de vakreferenten, de vakgroepsleden, medewerkers van acquisitieafdelingen e.a. zich moeten getroosten, heeft een duidelijke zin. De Conspectusgegevens kunnen geïntegreerd worden in het collectioneringsproces en kunnen binnen de eigen instelling of organisatie gebruikt om:

Collectioneringsprioriteiten vast te stellen;

Ongewenste lacunes te vermijden door onnodige verdubbelingen te voorkomen;

Budgetten toe te wijzen voor materiaalselectie op grond van de vastgestelde prioriteiten;

Fondsen te werven ter ondersteuning van de collectie(vorming);

Materiaal te selecteren voor conservering;

Beslissingen te nemen ten aanzien van het gebruik van de magazijnruimte, en de collectie te saneren op grond van de kennis van de collecties van andere (instituuts)bibliotheken;

De communicatie tussen de bibliotheekmedewerkers, met de gebruikers en met de faculteit te verbeteren;

Nieuwe vakreferenten snel inzicht te geven in die collectie-onderdelen waar zij verantwoordelijk voor zijn.

Begin met het meest bekende of vertrouwde gedeelte van de collectie.

Ga na wat voor soort literatuur en materiaaltypen in een niveau 2, 3, 4 of 5 collectie te verwachten zijn overeenkomstig de niveaudefinities, met de te evalueren collectie in gedachten. Meer uitvoerige analyses dienen vaak slechts ter bevestiging van de oorspronkelijke impressie. Wanneer er moet worden beslist tussen twee niveaucodes, is een nauwkeurige lezing van de definities van de codes vaak voldoende. Onderzoek de collectie alleen dan grondiger wanneer er gerede twijfel bestaat over de waardering.

Maak een ruwe schatting van de grootte van de collectie, van het aantal abonnementen en dergelijke. Deze gegevens kunnen een indicatie geven van het niveau van dit collectie-onderdeel.

Bepaal het niveau door bijvoorbeeld de collectie te onderzoeken op een aantal specifieke factoren: de diepgang en mate van specialisatie van monografieën; de aanwezigheid van standaardwerken; de dekking van belangrijke auteurs en uitgevers; de verhouding tussen primaire en secundaire werken; de bestreken talen, jaren en landen van uitgave; de aanwezige documentsoorten; de omvang en diepgang van het tijdschriftenbezit; de compleetheid van series; de grootte van de collectie; het budget.

Noteer de wijze waarop niveautoekenning totstandgekomen is, zodat later nagegaan kan worden of codes consistent zijn toegekend. Men kan ook terugkomen op bepaalde toekenningen, wanneer deze vergeleken worden met de beoordeling van andere 'conspectoren'. In gemeenschappelijk overleg kan dan een definitieve waardering worden toegekend.

Voor de bibliotheken die BC-codes per titel in het GGC invoeren, is het vrij eenvoudig om het aantal aangeschafte titels (boeken, tijdschriften, cd-roms, online bestanden enzovoort) per onderwerps-/vakgebied automatisch te genereren. Deze kwantitatieve benadering is (beperkt) bruikbaar en als onderbouwing van een kwalitatieve benadering waardevol. Als een vakreferent bijvoorbeeld voor een bepaald onderwerpsgebied in twee jaar 30 boeken heeft aangeschaft en dit met een 4 waardeert, terwijl een andere bibliotheek er 75 heeft aangeschaft, is er op z'n minst reden tot nadere bezinning en overleg.

Het aantal titels dat door schenking(en) verkregen is.

Kennis van het aanbod van publicaties: bij een bepaald vakgebied betekent de aanschaf van 10 boeken per jaar dat er op niveau 5 verzameld is, terwijl dit voor andere vakgebieden niveau 1 of 2 betekent.

De bestede financiële middelen.

Gesprekken met gebruikers over recente aanwinsten.

Nadat de CvP's zijn gemaakt, worden deze formeel vastgesteld. Bestuurlijk committment is belangrijk met het oogpunt van continuïteit. Wanneer de profielen zijn goedgekeurd, hebben de vakreferenten voor de eerstkomende jaren een handvat om hun aanschafbeslissingen te onderbouwen en weten de gebruikers op welke terreinen en op welk niveau er wordt aangeschaft.

De belangrijkste vakwoordenboeken, encyclopedieën, handboeken, historische overzichtswerken en een beperkt aantal belangrijke monografieën.

Een beperkt aantal representatieve algemene tijdschriften en lopende bibliografieën.

Gegarandeerde toegang tot een beperkte collectie elektronische bibliografische naslagwerken, teksten, databanken, tijdschriften, enzovoort.

Een breed scala aan basismonografieën en inleidende werken, de werken van belangrijke auteurs, selecties uit de werken van minder belangrijke auteurs en een brede selectie van encyclopedische en vakgerichte bibliografische naslagwerken

Een uitgebreide collectie algemene tijdschriften en een collectie van toonaangevende tijdschriften en vakgerichte lopende bibliografieën.

Gegarandeerde toegang tot een uitgebreide collectie elektronische bibliografische naslagwerken, teksten, databanken, tijdschriften, enzovoort.

Belangrijk bronnenmateriaal, onderzoeksrapporten, congresverslagen, alle belangrijke naslagwerken, een ruime selectie van gespecialiseerde monografieën, de werken van belangrijke auteurs en een uitgebreide keuze uit het werk van minder belangrijke auteurs.

Een uitgebreide verzameling van gespecialiseerde tijdschriften en lopende bibliografieën.

Gegarandeerde toegang tot een zeer uitgebreide collectie elektronische bibliografische naslagwerken, teksten, databanken, tijdschriften, enzovoort.